Wenn Vorbereitung den Erfolg ausmacht: Kundentag mit ATOSS

ATOSS als Anbieter einer Lösung für Zeitwirtschaft und Einsatzplanung lädt jährlich zum ATC (Atoss Time Control) Kundentag. Dieser bietet den Teilnehmenden eine Möglichkeit für Austausch, Fragen und Kennenlernen von Best Practices. 2024 hatte ich die Ehre, als Teilnehmerin bei der Paneldiskussion dabei zu sein.

Schnell ist zugesagt – und dann steigt die Nervosität. Sprechen vor so vielen Leuten? Ist unsere Lösung spannend für andere? Ist meine Erfahrung interessant?

Die Vorbereitung auf diesen Tag war ein wesentlicher Bestandteil für die erfolgreiche Durchführung des ATOSS Kundentag.

Checkliste für einen professionellen und erfolgreichen Speaker Auftritt

Welche Informationen sind relevant für das Publikum?

Natürlich definiert der Gastgeber die Ziele des Events und gibt Hinweise, welche Punkte spannend für das Publikum sein könnten. Als Projektleiterin für die Einführung der Workforce Management Lösung wurde ich gefragt, über den Entscheid für die Beschaffung, Projektmanagement generell und über die implementierten Schnittstellen zu sprechen. Ich überlegte also, was ich selbst teilen wollte und teilen durfte. Dann stellte ich mir vor, welche dieser Informationen für mich VOR dem Projektstart interessant gewesen wären.

Wie kann ich mich bestmöglich inhaltlich vorbereiten?

Es lohnt sich immer vorab zu skizzieren, was man sagen möchte. So kommt es einfach flüssiger rüber. Ich habe mir entsprechend die Beschaffungssituation und die Schnittstellen noch einmal verinnerlicht. Zusätzlich habe ich mir überlegt, wie ich meine Arbeitgeberin und die Projektausgangslage in zwei Sätzen auf das Publikum ausgerichtet vorstellen kann.

Wie stelle ich sicher, dass meine Technik mitspielt und ich professionell wirke?

Es empfiehlt sich auf jeden Fall einen Technik-Check zu machen. Auch wenn man super versiert ist und täglich Videocalls hat – es hilft, die Gewissheit zu haben, dass es funktioniert.

  1. Ton:  Kopfhörer mit Mikrofon, Lavallier oder Shotgun Mikro? Das Mikrofon vom Laptop empfehle ich nicht. In meiner Erfahrung bietet sich das Mikrofon vom Headset an. Ein Setup mit Lavallier oder Shotgun lohnt sich nur, wenn es sowieso schon installiert ist.
  2. Video: Kamera vom Laptop oder Extern? Die Kamera vom Laptop reicht grundsätzlich aus. Wichtig ist die Platzierung – steht der Laptop zu weit unten und zu nah, gibt es ein unvorteilhaftes „von unten in die Nase“ Bild. Es lohnt sich, den Laptop leicht zu erhöhen.
  3. Licht: Ist mein Licht hell genug? Ein helles Licht von mehreren Seiten ist vorteilhaft in der Darstellung.
  4. Hintergrund: Welchen Hintergrund nehme ich? Durch den Hintergrund wird automatisch ein Teil der Wahrnehmung gestaltet. Wenn ich als Speaker in der Rolle einer Firma auftrete, ist ein Firmenhintergrund die erste Wahl. Achtung, in meiner Voranzeige muss die Schrift spiegelverkehrt sein, um es bei den Zuschauern «richtig» rum anzuzeigen.
  5. Meine Erscheinung: Was ziehe ich an? Das ist eine Frage, die sich wohl insgeheim alle stellen. Es lohnt sich darauf zu achten, dass die Kleidung farblich zum Hintergrund passt und zur Firma, die ich vertrete. Auf Kleider mit Mustern verzichten – vor allem kleine „Müsterli“ können beim Filmen ein unruhiges Flackern erzeugen (Moiré-Effekt). Beim Make-up gilt in diesem Setting: eher etwas mehr, als dezent – aber zu viel ist zu viel!

Was tut der Gastgeber, um mich als Speaker bestmöglich vorzubereiten?

Als Beispiel hier die Touchpoints, die ATOSS vorab für den Kundentag aufgesetzt hat:

  • Möglicher Fragekatalog wurde mir vorab per E-Mail zugestellt.
  • 15Minuten Video Call als Technik Check mit den Organisatoren des Tages.
  • 45Minuten Video Call, um sich sich einerseits kennenzulernen und vorab zu klären über was man sprechen wird.
  • Per E-Mail wurde mir anschliessend von ATOSS ein skizziertes Drehbuch zugestellt, um das kommende Gespräch zu strukturieren.

Am Kundentag selbst unterstützte ATOSS mit diesen Massnahmen:

  • Speaker konnten sich 30Minuten vorab einwählen um Technik etc sicherzustellen.
  • Speaker wurden von ATOSS als Host in einen parallelen Speakers-Chat eingeladen, der zur Kommunikation ausserhalb des eigentlichen Calls diente
  • Der Speakers-Chat wurde von einer Person betreut, die nur dafür zuständig war

Was möchte ich für mich persönlich aus diesem Tag mitnehmen?

Für mich war wichtig, Kontakte zu ATOSS und anderen Kunden zu knüpfen und von anderen zu lernen. Und: vor allem Spass zu haben!

Danke an Carola Hotz und Thomas Schibschid für die Gelegenheit, den ATOSS Kundentag mitzugestalten.

Warum ein Kundentag?

Arbeitszeit hat einen enormen Einfluss auf ein Unternehmen – schliesslich machen Personalkosten im Schnitt etwa 60% der Gesamtkosten aus. Es lohnt sich definitiv, sie aktiv zu bewirtschaften, da sie jeden Bereich betrifft: Angefangen von jeder einzelnen, persönlichen Zeiterfassung zu den Einsatzplänen in Operations über HR und die Lohnzahlung und von da als Kosten und Rückstellungen in die Finanzen, wo dann die Kundenrechnung erstellt wird.

Durch diese bereichsübergreifende Bedeutung werden Einsatzplanung und Zeiterfassung zwei der grössten und wichtigsten Prozesse in jedem Unternehmen. Deshalb lohnt es sich, Wissen zu teilen und voneinander zu lernen. Der Kundentag von ATOSS bot die perfekte Gelegenheit dazu.

Die Bedeutung der Arbeitszeit-gestaltung in Unternehmen kann kaum überschätzt werden. Sie betrifft jede Abteilung.

Wenn Vorbereitung den Erfolg ausmacht: Kundentag mit ATOSS und Fabienne Schmid.

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