Oder: Wie du deine Geschäftsleitung davon überzeugst, dass Zeitwirtschaft und Einsatzplanung verbessert gehören
Du weisst, dass bei euch im Unternehmen die Prozesse rund um Zeitwirtschaft und Einsatzplanung verbessert werden müssen? Und irgendwie gelingt es dir nicht, das Thema so richtig auf die Agenda zu bringen?
Keine Sorge – du bist nicht allein. Zeitmanagement ist eines dieser Themen, die alle wichtig finden, bis es darum geht, Zeit und Geld dafür freizumachen.
Verlorene Zeit findet man nie wieder.
In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du dein Argumentarium clever aufbauen kannst, um dein Management ins Boot zu holen – mit Fakten, Emotionen und einer Prise Storytelling.
Wähle deine Argumente weise – hier meine 4 besten
1. Die Zahlenargumentation – oder: «Zeit ist Geld!»
Die meisten Unternehmen haben ihren grössten Kostenblock bei den Löhnen. Und trotzdem wird beim Thema Zeit oft erstaunlich wenig hingeschaut.
Wenn du deiner Geschäftsleitung sagst, dass schon eine 5 %-ige Verbesserung in der Planung oder Zeiterfassung spürbare Einsparungen bringt, macht das viel aus. Rechne kurz vor: 5 % auf Millionenbeträge – das lohnt sich! Und ich meine nicht, dass man beim Stempeln „minütelet“ – ich meine, dass wir hinterfragen, ob wir sinnvoll planen und arbeiten.
Mein Tipp: Mach es konkret. Zeig anhand echter oder simulierter Daten, was «verpuffte» Arbeitszeit kostet. Zahlen überzeugen, weil sie rational und greifbar sind.
2. Die altruistische Argumentation – Zufriedene Menschen arbeiten besser
Klingt kitschig, ist aber messbar. Mitarbeitende, die ihre Arbeits- und Freizeit verlässlich planen können, sind motivierter und produktiver.
Das heisst: Keine spontanen Dienstplan-Überraschungen am Sonntagabend und keine Diskussionen über «Wunschfrei».
Wenn deine Zeitwirtschaft so gestaltet ist, dass Mitarbeitende selbst Präferenzen hinterlegen können – transparent und fair –, dann wird daraus kein Machtspiel, sondern ein Miteinander. Studien zeigen: Zufriedene Teams bleiben länger, leisten mehr und reden besser über ihren Arbeitgeber. Beziehungsweise anders formuliert: wir kennen alle jemanden, der/die gekündigt hat weil die Freizeit zu stark vom Arbeiten eingeschränkt wurde.
3. Die Digitalisierungs-Argumentation – «Wer nicht mitmacht, bleibt auf der Strecke»
Wir leben im Jahr 2025. Wenn eure Einsatzplanung noch in Outlook-Kalendern oder mit Post-its läuft, ist das, als würdest du mit dem Taschenrechner eine Blockchain verwalten wollen.
Digitale Tools in der Zeitwirtschaft sind kein Luxus mehr, sondern Standard. Sie helfen, Daten zu vernetzen, Prozesse zu automatisieren und Transparenz zu schaffen.
Und ja – auch die jüngere Generation erwartet das. Papierlose Prozesse sind längst Teil der Arbeitgebermarke.
4. Die rechtliche Argumentation – «Das Arbeitsinspektorat lässt grüssen»
Früher oder später klopft es: Das kantonale Arbeitsinspektorat will wissen, wie die Arbeitszeiten dokumentiert und die Ruhezeiten eingehalten werden. Und wer einmal auf dem Radar ist, bleibt oft „hängen“.
Hier geht’s um mehr als nur Paragraphen. Die Arbeitsgesetzgebung (ArG, ArGV 1–3) verlangt klare Nachweise zu Arbeitszeiten, Ruhepausen und Überzeit. Wer da mit Zettelwirtschaft oder unvollständigen Excel-Listen hantiert, gerät schnell ins Schlingern.
Ein digitales System sorgt nicht nur für Ordnung, sondern schützt dich und dein Unternehmen – rechtlich, organisatorisch und reputationsmässig. Das absolute Worst-Case-Szenario wäre, wenn das Unternehmen negativ in der Presse wäre oder noch schlimmer, wenn ein Unfall mit zum Beispiel nicht ausreichenden Ruhezeiten in Verbindung gebracht würde.
Und so baust du deine Storyline clever auf – mit echten Beispielen, die wirken
Wenn du dein Management überzeugen willst, dann reicht es selten, bloss Zahlen und Paragraphen aufzuzählen. Menschen entscheiden – auch in der Chefetage – nicht nur rational, sondern emotional.
Darum gilt: Kombiniere Sachargumente mit echten Geschichten aus deinem Unternehmensalltag. Geschickte Redner:innen steigen direkt ein, schmücken aus und schliessen mit dem stärksten Argument ab – das bleibt am meisten hängen.
Zum Beispiel so:
1. Zweitstärkstes Sachargument – etwa die Kosteneinsparung
2. Gefühlsargument(e) – am besten aus dem echten Leben
3. Stärkstes Sachargument – das, bei dem niemand mehr widersprechen kann, zum Beispiel die Rechtssicherheit
Praxisbeispiel 1 – Kulturarbeit hin zur Selbstorganisation:
Am Standort Zürich hat meine Kollegin vor einem Jahr die Einsatzplanung übernommen. Sie hat die Mitarbeitenden von Anfang an in die Gestaltung der Präferenzen einbezogen – wer wann lieber Früh- oder Spätdienste macht, wer an welchen Tagen familiäre Verpflichtungen hat. Nach drei Monaten zeigte sich: Die Zufriedenheit mit den Dienstplänen stieg deutlich, die kurzfristigen Abwesenheiten nahmen ab – und das Team begann, seine Schichten untereinander proaktiv zu tauschen und sich selber zu organisieren.
Praxisbeispiel 2 – Empowerment für eine starke Beziehung
Die Kommunikation zwischen Teamleitung und Mitarbeitenden rund um den Dienstplan war oft angespannt. Seit die Planung digital läuft und alle jederzeit sehen können, wer wann im Einsatz ist, hat sich das Klima merklich verbessert. «Früher musste ich fünfmal nachfragen, ob ich nächsten Freitag frei bekomme – jetzt sehe ich’s einfach selbst», hat mir eine Mitarbeiterin kürzlich lachend erzählt. Solche kleinen Geschichten sind Gold wert – sie zeigen, dass Zeitwirtschaft nicht nur Prozesse verbessert, sondern Beziehungen.
Und so könnte deine Storyline für die Geschäftsleitung aussehen:
Du beginnst mit deinem zweitstärksten Sachargument, etwa den Kosteneinsparungen, um gleich zu zeigen, dass es hier ums Geschäft geht. Danach bringst du ein bis zwei Gefühlsargumente aus dem echten Leben – zum Beispiel, wie in Zürich die Zufriedenheit mit den Präferenzen gestiegen ist oder wie in der Ostschweiz die Teams besser miteinander kommunizieren. Zum Schluss setzt du dein stärkstes Sachargument, etwa die Rechtssicherheit: Denn niemand möchte, dass das nächste Arbeitsinspektorat unangenehme Fragen stellt.
So verknüpfst du Kopf und Herz – und das überzeugt nachhaltig.
Fazit – Kopf hoch, tief einatmen, durchstarten
Zeitwirtschaft und Einsatzplanung verbessern
Wenn du über Zeitwirtschaft sprichst, sprich nicht nur über Tools. Sprich über Prozesse, Haltung und Kultur.
Es geht um mehr als Zeiterfassung – es geht darum, wie ein Unternehmen mit der wertvollsten Ressource umgeht, die es hat: Zeit.
Fragen dazu? Melde dich bei mir! Lass den Check-up Zeit und Planung machen oder nutze mich als eure Zeit-Expertin.
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