Time und Workforce Management
Zeitwirtschaft und Arbeitszeit – es gibt kaum einen Fachbereich, der für eine Unternehmung bereichsübergreifend so wertvolle Daten und Prozesse bedient wie Time Management. Personalkosten sind oft der grösste Kostenfaktor und gleichzeitig haben (mobile) Einsatzplanung und Zeiterfassung direkten Einfluss auf das Wohlbefinden jedes Individuums im Unternehmen.
Warum? Weil Work Life Balance eine sinnvolle, funktionierende Einsatzplanung voraussetzt.
Fabienne Schmid
Planung und Zeiterfassung bilden als Basis den ersten Teil – die Bewertung der Zeiten und die Übergabe an die Lohnbuchhaltung dann den zweiten Teil. Kosten können nur gemanaged und verrechnet werden, wenn die Zeiterfassung akkurat ist und die angrenzenden Systeme mit brauchbaren Werten beliefert.
Mobile Einsatzplanung und New Work
Mobile Einsatzplanung meint die digitale und flexible Organisation von Einsätzen – oft eben über mobile Geräte. Erwünscht ist ein Überblick in Echtzeit über alle beteiligten Personen und Ressourcen, dadurch optimierte Terminplanung und automatisierte Prozesse sowie Selbstbestimmung und Transparenz. Das bietet sich an in für Notfalldienste, Teams für Wartungsarbeiten, Mitarbeitenden im Aussendienst, Personen in der Pflege vor Ort oder in ähnlichen Bereichen.
Und wie macht man das alles mit Hinblick auf „New Work“? Wir bauen Prozesse, die selbstbestimmt, klar und einheitlich sind. Und so werden wir einer dynamischen Arbeitswelt gerecht: Die Integration von flexiblen Arbeitszeitmodellen, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt sind, erfordert eine Anpassung der Zeiterfassungs- und Planungssysteme. Usability, Transparenz und Selbstbestimmung sind die Schlüsselwörter.
Projektablauf Implementierung Zeitwirtschaft und/oder Einsatzplanung
Providerauswahl, Parametrierung, Change Management
Ich begleite euch von der ersten Machbarkeitsanalyse über die Auswahl des passenden Providers, die Parametrierung, Kommunikation und Schulung bis hin zum Go Live. Die Entscheidung für eine geeignete Einsatzplanungs- und Zeiterfassungslösung ist ein zentraler Meilenstein – und sollte genau auf die Bedürfnisse eures Unternehmens abgestimmt sein. Ob elektronisch, biometrisch oder mobil: Eine präzise Erfassung schafft Transparenz, verbessert die Planung und steigert die Produktivität. Es lohnt sich, Zeit und Sorgfalt in die Auswahl und Implementierung zu investieren, um nachhaltig zu profitieren. Ich finde die passende Lösung, setze sie um und mache euer Team fit für den täglichen Einsatz.
Einsatzplanung und mobile Einsatzplanung – der Anfang
Die Anforderungen an moderne Einsatzplanungslösungen sind hoch: Sie sollen intuitiv, zuverlässig und für alle Beteiligten einfach zugänglich sein. Damit die neue Planung im Alltag auch wirklich funktioniert, ist eine enge Zusammenarbeit mit den operativen Bereichen und den Planungsverantwortlichen essenziell. Ob wir mobil planen oder einfach die Planung mobil verfügbar machen – Transparenz ist wichtig.
Das verändert Abläufe – deshalb begleite ich den Veränderungsprozess aktiv mit. Gemeinsam mit den Teams entwickle ich passgenaue Strategien für Kommunikation, Schulung und Integration in den Arbeitsalltag. So stellen wir sicher, dass die Lösung nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch funktioniert – und von Anfang an Akzeptanz schafft.
Zeiterfassung & Prozessabläufe – das Doing
Die Einführung einer neuen Zeiterfassungslösung bringt weit mehr mit sich als die Wahl des richtigen Systems – sie berührt zentrale Fragen zur Organisation, zu Rollen und Verantwortlichkeiten. Wer darf Zeiten korrigieren? Wer erfasst Absenzen – Mitarbeitende selbst, ihre Vorgesetzten oder via Antrag? Wer soll mobil erfassen können, und wann ist ein physisches Terminal der richtige Ort? Diese Entscheidungen prägen nicht nur die täglichen Abläufe, sondern spiegeln auch Werte wie Vertrauen, Eigenverantwortung und Kontrolle wider. Gemeinsam erarbeiten wir praxistaugliche, klar strukturierte Prozesse, die sowohl zur Unternehmenskultur als auch zum operativen Alltag passen. Denn gute Zeiterfassungslösungen sind nicht nur technisch durchdacht – sie sind organisatorisch sauber verankert.
Anstellungs- und Arbeitszeitreglemente – die Rahmenbedingungen
Es kann sein, dass dazu auch die Überarbeitung von Arbeitszeit- oder Zeiterfassungsreglementen notwendig ist – auch da bin ich die richtige Ansprechpartnerin.
Gemeinsam analysieren wir die aktuellen Regelungen, prüfen sie auf Kompatibilität mit der neuen Lösung und entwickeln bei Bedarf praxistaugliche Anpassungen. Ich begleite den Prozess von der ersten Bestandsaufnahme über die Abstimmung mit HR und Linienverantwortlichen bis hin zur finalen Umsetzung und Kommunikation. Dabei beziehe ich relevante Stakeholder wie eine Personalkommission oder Personalvertretung mit ein, um Akzeptanz zu schaffen, Rückmeldungen aufzunehmen und eine tragfähige Lösung für alle Beteiligten zu erarbeiten.
Dokumentation und Schulungsmaterial – das Wissen
Damit die neue Lösung im Alltag reibungslos funktioniert, unterstütze ich auch bei der Erstellung von praxisnaher oder technischer Dokumentation und passendem Schulungsmaterial – genau so, wie ihr es braucht. Ob kompakte Anwendungshandbücher, anschauliche Slide-Decks, kurze Videos oder interaktive E-Learnings: Ich stelle sicher, dass alle Inhalte verständlich, zielgruppengerecht und gut zugänglich sind. Die Form und Tiefe stimmen wir gemeinsam ab – je nachdem, ob es sich um Planer:innen, operative Mitarbeitende oder Vorgesetzte handelt.
Betreuung nach der Einführung
Nach Go Life decke ich die Hyper Care Phase ab um sicherzustellen, dass der Rollout so sanft wie möglich und die Migration stabil ist.
Übergabe in den Live-Betrieb
Sobald die Lösung stabil läuft und im Alltag angekommen ist, übergebe ich das Projekt in die verantwortlichen Hände – transparent, dokumentiert und mit dem guten Gefühl, dass alles bereit ist. Mein Rückzug erfolgt klar abgestimmt, sodass ihr selbstständig und sicher weiterarbeiten könnt.
Vielleicht möchtet ihr ein solches Projekt angehen? Aber ihr seid noch nicht sicher? Der Einstieg in das Thema bietet der Check-Up Zeit & Planung.
Use Cases: Projekte in der Zeitwirtschaft
Use Case I
Einführung einer Zeitwirtschaft mit automatisierter Einsatzplanung basierend auf Skills?
Challenge Accepted!
Zusammen mit einem Projektteam bedienten wir mit der automatisierten Einsatzplanung über 40 Standorte, ca. 2400 MA und führten stationäre und mobile Zeiterfassungsdevices ein. Schulungen wurden in 3 Sprachen durchgeführt.
Was haben wir erreicht?
- Reduktion der Personaleinsatzkosten
- Mitbestimmung bei der Einsatzplanung
- Erhöhte Transparenz und Fairness
Use Case II
Zusammenführen von fünf Systemen der Zeitwirtschaft inkl. Einsatzplanung, Leistungs- bzw. Projektzeiterfassung, stationäre Terminals und mobile devices?
Challenge Accepted!
Zusammen mit einem Team von Superusern migrierten wir ca. 1200 User, über 3 Produktionsstandorte mit Einsatzplanung, 4 Standorte mit Leistungserfassung und diverse Teams mit Planzeiterfassung auf eine neue Lösung.
Was haben wir erreicht?
- Besseres Tracking der Personalkosten
- Mehr Mitbestimmung und Transparenz für Mitarbeitende
- Höhere Nachvollziehbarkeit und Sicherheit im Lohnlauf und in den Rückstellungen
Arbeitszeit und HR: Einige Tools und Systeme der Zeitwirtschaft
Sehr gut kenne ich ATOSS ATC, ATOSS ASES, Protime, E3, SAP HCM und andere – ich freue mich auch über jedes, das neu dazukommt!
Weil Zeit Relevant ist.
HR Check-Up Zeit & Planung
Jetzt eine anbieterneutrale Analyse mit priorisierten Handlungsempfehlungen buchen!
