In vielen Schweizer Unternehmen arbeiten Mitarbeitende mit unterschiedlichen Zeitmodellen. Die einen stempeln klassisch ein und aus, anderen gilt der Einsatzplan als Ist-Zeit oder sie arbeiten mit Vertrauensarbeitszeit. Doch was passiert, wenn jemand aus der Vertrauensarbeitszeit spontan im Schichtbetrieb aushilft – oder jemand aus der Schicht im Plan=Ist Team? Wie bleiben Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Arbeitszeitgesetz (ArG) und interne Fairness gewahrt? Willkommen in der Realität hybrider Zeitwirtschaft – ein Thema, das viele von uns beschäftigt.
Warum es unterschiedliche Populationen gibt
In der Zeitwirtschaft sprechen wir von Populationen, wenn Mitarbeitende unterschiedlich abgerechnet werden: Stunden- oder Monatslöhner:innen, Mitarbeitende mit Vertrauensarbeitszeit, mit Projektzeiterfassung oder deren Plan als Ist-Zeit gilt. Diese Vielfalt entsteht selten aus Willkür, sondern durch unter anderem:
- Historisch gewachsene Strukturen (z. B. Produktion vs. Büro)
- Fusionen oder Systemwechsel, bei denen mehrere Zeiterfassungskulturen zusammengeführt werden (ich spreche aus Erfahrung 😉)
- Unterschiedliche Bedürfnisse – etwa Vertrauensarbeitszeit für Kader, Plan = Ist bei Schichtmodellen
- Kosten- und Projektrechnungen mit detaillierten Zeiterfassungsanforderungen
Das Schweizer Arbeitsrecht erlaubt diese Vielfalt– solange Mindeststandards wie Pausen und Höchstarbeitszeiten eingehalten werden. Entscheidend ist also nicht das Wie, sondern das Dass: Die Arbeitszeit muss erfasst werden (vgl. ArG Art. 46).
Praxisbeispiel: Ein Schweizer KMU kombiniert ein Stempelsystem für die Administration (minutengenaue «real-time» Arbeitszeiterfassung) mit planungsbasierter Zeiterfassung für den Empfang (Plan = Ist).
Technische Lösungen für gemischte Zeiterfassungen
Moderne digitale Lösungen können diese Bedürfnisse abdecken. Es muss nicht sein, dass eine Gruppe auf Excel zurückgreift 😊. Systeme wie ATOSS, Mobatime, Polypoint oder auch SAP SuccessFactors bilden mehrere Populationen in einem gemeinsamen System ab. Keine Sorge – auch kleine Anbieter können das, unbedingt bei eurem Kontakt nachfragen!
Vorteile einer technischer Lösung:
✔ Zentrale Datenbasis für Löhne und Auswertungen
✔ Einheitliche Reporting-Strukturen aus einer Quelle
✔ Nutzerfreundlichkeit für Mitarbeitende (alle Zeitdaten in einem Tool)
Herausforderungen
⚠ Klare Regeln und Dokumentation sind nötig, um festzulegen, welches System wann gilt
⚠ Schulungsbedarf, besonders für Mitarbeitende, die zwischen Systemen wechseln
⚠ Risiko von Datenfehlern durch komplexe Einrichtung
Fazit: Es lohnt sich auf jeden Fall Zeit und Hirn zu investieren, um die verschiedenen Populationen in einem Tool zu vereinen.
Technische Lösungen für gemischte Systeme
- Populationen bewusst festlegen Jede zusätzliche Variante erhöht den Wartungsaufwand. Selbst kleine Regeländerungen (z. B. Zuschläge) müssen mehrfach getestet werden. Weniger ist mehr.
- Pilot durchführen Ein kleiner Start – z. B. mit einer Abteilung wie Vertrieb und Lager – ermöglicht es, das Modell zunächst zu testen, bevor es flächendeckend ausgerollt wird.
- Kommunikation & Schulung
- Mitarbeitende: Klare Anleitungen erleichtern den Wechsel zwischen den Systemen.
- Führungskräfte: Sie steuern die Arbeitszeiten – Unterlagen und Anlaufstellen bei Fragen sind essenziell.
- Hilfsmittel: FAQs und ein lokales Key-User-Netzwerk helfen, Fehler zu vermeiden.
- Verbindliche Dokumentation Eine Weisung sollte regeln:
- Welches System in welcher Situation gilt
- Wie beim Systemwechsel vorzugehen ist
- Wer für die Datenpflege verantwortlich ist
Beispiel: „Bei Teamwechseln gilt die Zeiterfassungsmethode des abgebenden Teams. Zuschläge werden gemäss Regelung des aufnehmenden Teams angewandt. Abweichungen sind mit HR abzustimmen.“
- Technik durchdacht einsetzen Fehler vermeiden, indem man sie gar nicht erst machen kann. Die Zauberwörter heissen: rollenbasierte Zugriffsrechte. Schichtmitarbeitende benötigen andere Funktionen als Projektmitarbeitende oder Führungskräfte – sie sollten also nur das sehen, was sie brauchen.
Ein einheitliches Zeitwirtschaftssystem für verschiedene Arbeitsmodelle ist machbar – wenn man es professionell und durchdacht aufsetzt. Dann funktioniert im Prinzip jede Kombination zwischen Populationen. Meine Erfahrung: Dokumentation und Anleitungen sind Gold wert – wer bei jeder Ausnahme ein «Rezept» für die Zeiterfassung parat hat, ist klar im Vorteil. 😊
HR-Expertise oder HR interim Support gefragt?
Ihr sucht Unterstützung bei der Einführung eines hybriden Zeitwirtschaftssystems? Als HR-Interim-Managerin und Zeitexpertin begleite ich von der Konzeption bis zur Umsetzung.
Praxisbeispiel aus der Umsetzung
Ein Kunde hatte mehrere Zeiterfassungs-Populationen: Vertrauensarbeitszeit, Plan=Ist sowie Stempelung mit und ohne Planung. Bei Teamwechseln führten manuelle Anpassungen zu Fehlern – insbesondere beim Wechsel von Plan=Ist an der Reception ins Backoffice-Team mit Terminal-Stempelung (oder umgekehrt).
Die Lösung:
- Reception: Für Einsätze im Backoffice können Mitarbeitende einen Tagescode beantragen: Wenn Tagescode = Stempelmodus → Stempelfunktion aktivieren und Plan=Ist-Logik für diesen Tag deaktivieren. Am Back-Office Terminal können die Zeiten gestempelt werden.
- Backoffice: Für Einsätze im «Plan=Ist»-Team erhalten Terminal-Stempler:innen die Zeiterfassung per App freigeschaltet.
Es klingt einfach – und das ist es auch. Es muss nur klar geregelt sein. Dafür sind drei Dinge entscheidend:
✔ Klare Definition der Populationen
✔ Funktionierende technische Umsetzung
✔ Kurze Anleitung + lokale Key-User für Unterstützung
Ergebnis:
✔ Keine manuellen Eingriffe und Korrekturen durch HR mehr
✔ Transparenz für alle Beteiligten
✔ Nachhaltige, akzeptierte Lösung
Fazit: Mit kleinen technischen Anpassungen, klaren Anleitungen und lokalen Ansprechpersonen lässt sich hybride Zeitwirtschaft pragmatisch umsetzen.
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