Das neue Zeitwirtschaftssystem ist bereit. Die Mitarbeitenden sind geschult. Der Go-Live steht vor der Tür. Und dann stellt jemand die entscheidende Frage: «Sind eigentlich die Terminals umgestellt?»

Willkommen bei einem der meist unterschätzten Themen bei der Einführung einer neuen Zeitwirtschaft: den Terminals.

Denn während im Projekt wochenlang über Prozesse, Schnittstellen, Stammdaten und Konfigurationen gesprochen wird, werden die Geräte, an denen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit tatsächlich erfassen, gerne übergangen. Oder geflissentlich übersehen? Beides keine gute Idee.

Eine neue Zeitwirtschaft ist mehr als neue Software

Die Einführung einer neuen Zeitwirtschaft ist ein grosses Projekt. Und wie bei jedem guten Projekt gilt: Am Anfang braucht es Struktur. Wer macht was? Welche Streams gibt es? Wer ist verantwortlich? Was gehört zum Projekt – und was ausdrücklich nicht?

Gerade der letzte Punkt ist wichtig. Denn ohne klare Abgrenzung wächst ein Projekt schnell und unkontrolliert. Der berühmte Scope Creep. Und aus HR-Sicht hört man dabei nicht selten:

«Die Terminals? Die sind nicht Teil des Projekts. Die gehören in die operativen Betriebsprozesse.“

Oder:

«Das macht die IT.»

Oder noch besser:

«Die funktionieren ja.»

Genau hier lohnt sich ein genauerer Blick.

«Die Terminals sind nicht Teil des Projekts.»

Diesen Satz habe ich im Zusammenhang mit Zeitwirtschaftsprojekten schon öfter gehört. Das Problem: Die Terminals und die dazugehörigen Erfassungsmedien (Chip, Token, Badge etc.) mögen technisch vielleicht nicht Teil der eigentlichen Zeitwirtschaftssoftware sein. Für die Zeitwirtschaft als Gesamtprozess sind sie aber sehr wohl relevant:

Das Terminal ist der physische Touchpoint zwischen Mitarbeitenden und System.

Hier wird gestempelt, der Badge gelesen, und je nach Unternehmen hängt daran möglicherweise sogar der Zutritt zum Gebäude.

Wenn das Terminal am Go-Live-Tag nicht funktioniert, ist nicht einfach «ein Stück Hardware» ausgefallen. Dann können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit nicht erfassen. Oder – noch unangenehmer – sie kommen mit ihrem Badge gar nicht mehr durch die Tür.

Wofür braucht es überhaupt ein Terminal?

Eine berechtigte Frage. Wir leben schliesslich in einer Zeit, in der vieles über Smartphone, Browser oder andere digitale Lösungen funktioniert.

Terminals haben tatsächlich Nachteile:

• Sie sind Hardware und müssen gewartet werden.
• Sie können kaputtgehen.
• Sie brauchen Updates.
• Sie müssen montiert und mit Strom und Netzwerk versorgt werden.
• Und natürlich braucht es jemanden, der sich darum kümmert.

Online-Badging über Smartphone oder Computer kann vieles vereinfachen. Aber auch diese Lösungen haben ihre eigenen Nachteile und nicht jede Organisation will oder kann auf Terminals verzichten.

In der Produktion, im Lager oder im Detailhandel kann ein Terminal nach wie vor eine praktische Lösung sein. Vielleicht dürfen Mitarbeitende kein privates Smartphone verwenden. Vielleicht ist eine mobile Lösung organisatorisch nicht sinnvoll. Oder die bestehenden Prozesse sehen schlicht ein Terminal vor.

Wenn die Entscheidung also auf Terminals fällt, gilt: Sie müssen Teil der Projektplanung sein.

Terminals? Das kann doch die IT machen. Oder?

Natürlich spielt die IT eine wichtige Rolle. Aber nicht nur die IT.

Bei einer Terminal-Umstellung treffen mehrere Bereiche aufeinander:

IT kümmert sich beispielsweise um Netzwerk, IP-Adressen, technische Anbindung und Schnittstellen.

Facility Management muss klären, wo ein Terminal montiert werden darf. Darf man dort ein neues Loch bohren? Gibt es Strom? Ist die gewünschte Position sinnvoll?

Projektleitung oder Teilprojektleitung planen den Ablauf: Wann wird welches Terminal umgestellt? Wo stempeln die Mitarbeitenden während der Übergangsphase? Wann werden Badges programmiert oder ausgetauscht?

Externe Spezialisten braucht es je nach Lösung für Montage und technische Umstellung.

Das ist einiges an Koordination für ein Gerät, das eigentlich nur rumhängt.

Das beste Zeitwirtschaftssystem nützt nichts, wenn niemand stempeln kann

Stell dir folgendes Szenario vor:

Monatelang wurde das neue Zeitwirtschaftssystem ausgewählt und konfiguriert. Schnittstellen wurden getestet. Mitarbeitende wurden geschult. Alles ist bereit.

Dann kommt der Go-Live. Und am Terminal bildet sich eine Schlange, weil die Mitarbeitenden ihre Zeiten nicht erfassen können. Oder die Badges funktionieren nicht mehr. Oder das Terminal ist noch nicht umgestellt und niemand weiss, wo stattdessen gestempelt werden soll.

Plötzlich wird aus dem sauber geplanten Go-Live ein ziemlich kreativer Morgen.

Genau deshalb darf die Art und Weise der Zeiterfassung während des gesamten Projekts nicht aus den Augen verloren werden.

Die Terminals und die Erfassungsmedien sind keine Nebenbaustelle. Sie brauchen einen dedizierten Owner und ihr eigenes Projektmanagement.

Damit die Sache mit den Terminals nicht kurz vor dem Go-Live zur Feuerwehrübung wird, sollten mindestens diese zehn Punkte geklärt sein:

1. Anforderungen: Was muss das Terminal können? Nur Kommen und Gehen oder auch Kostenstellenwechsel, Zeitsalden oder andere Buchungen?

2. Kompatibilität: Funktioniert das Terminal mit der gewünschten Zeitwirtschaft – und kann es die vorhandenen oder geplanten Erfassungsmedien lesen?

3. Beschaffung: Sind Anbieter (z.B. dormakaba oder interflex) ausgewählt, Offerten eingeholt und Terminals sowie gegebenenfalls neue Badges bestellt?

4. Erfassungsmedien: Müssen Badges, Chips oder Tokens neu bestellt, programmiert oder verteilt werden? Und wann?

5. Rollout: Welche Terminals werden wann umgestellt? Wo stempeln Mitarbeitende während der Übergangsphase?

6. Facility Management: Ist geklärt, wo die Terminals montiert werden dürfen und ob Strom, Netzwerk und die nötige Infrastruktur vorhanden sind?

7. Montage: Sind Techniker, Elektriker und weitere Spezialisten rechtzeitig eingeplant?

8. Netzwerk und Strom: Sind Anschlüsse, IP-Adressen und technische Voraussetzungen bereit?

9. Systemanbindung: Ist das Terminal im Zeitwirtschaftssystem eingerichtet und funktioniert die Datenübertragung?

10. Tests: Wurde die gesamte Kette getestet – vom Erfassungsmedium über das Terminal bis zur Buchung im Zeitwirtschaftssystem?

Das klingt nach viel. Ist es auch. Deshalb habe ich daraus eine praktische Terminal-Checkliste für Dein Zeitwirtschaftsprojekt gemacht.

Und manchmal hilft: Abkleben

Wie der Rollout konkret aussehen kann, zeigt ein Beispiel aus der Praxis.

In einem Warenhaus haben wir vor dem Go-Live zunächst ein Terminal umgehängt. Die übrigen Terminals wurden am Abend vorher abgeklebt und mit einem Hinweis versehen, wo weiterhin gestempelt werden konnte:

«Bitte im 1. EG stempeln – dieses Terminal wird noch ersetzt.»

Am Go-Live-Tag wurde dann Terminal für Terminal ersetzt.

Das klingt unspektakulär – und genau das war das Ziel. Denn eine gute Umstellung sollte möglichst unspektakulär sein.

Es gibt ja jetzt auch diese E-Terminals?

Mittlerweile gibt es auch sogenannte E-Terminals. Wichtig dabei ist zu verstehen, dass das Terminal immer noch die Hardware ist (der physische Touchpoint zur Zeitwirtschaft) und somit die Planung genau gleich gemacht werden muss. Bestimmte Anbindungen, Konfigurationen oder Updates lassen sich je nach Lösung einfacher vornehmen wenn ein E-Terminal zwischengeschaltet ist.

Fazit: Die Sache mit den Terminals

Die Einführung einer neuen Zeitwirtschaft besteht nicht nur aus Software, Schnittstellen und Konfiguration. Am Ende muss ein Mitarbeitender irgendwo seine Zeit erfassen können. Die Herausforderung ist die Kette vom Erfassungsmedium bis zur korrekten Buchung im Zeitwirtschaftssystem:

Erfassungsmedium → Terminal → Netzwerk → Schnittstelle → Zeitwirtschaftssystem → korrekte Buchung.

Deshalb mein Rat:

Behandle die Terminals und ihre Erfassungsmedien von Anfang an als echten Bestandteil des Zeitwirtschaftsprojekts.

Plane Verantwortlichkeiten, Beschaffung, Montage, Netzwerk, Strom, Erfassungsmedien und die Übergangsphase.

Und vor allem: Teste früh genug.

Die Kompatibilität von Erfassungsmedium und Terminal sollte idealerweise bereits mehrere Monate vor dem Go-Live geklärt sein. Ob die Buchungen tatsächlich korrekt im Zeitwirtschaftssystem ankommen, sollte spätestens im Monat vor dem Go-Live getestet werden.

Das beste Zeitwirtschaftssystem nützt wenig, wenn am ersten Tag niemand stempeln kann.

Schade, wenn das Projekt am Ende an einem Gerät scheitert, das eigentlich nur rumhängt.

Checkliste Terminals