Die 7 häufigsten Fragen in der Zeitwirtschaft

In jedem Fall lohnt es sich, allfällige GAVs, Normalarbeitsverträge, Reglemente, oder Weisungen auf betriebsinterne Spezifika zu prüfen.

1. «Müssen wir wirklich jede Arbeitsminute erfassen? Es reicht doch, wenn wir einfach ungefähr den Plan der Einsätze aufzeigen können…»

Meine Antwort als Expertin: „JA – und zwar minutengenau! Das Arbeitsgesetz (Art. 46 ArG) und die Verordnung (Art. 73 ArGV 1) verlangen eine exakte Dokumentation. Warum? Arbeitsinspektorate prüfen nämlich, ob:

• Ruhezeiten (11h täglich, Art. 15 ArG) tatsächlich eingehalten werden
• Überstunden und Überzeiten korrekt dokumentiert werden (Art. 9 ArG)
• Höchstarbeitszeiten eingehalten werden

Praxistipp: Digitale Zeiterfassungssysteme nehmen diese Arbeit ab. Excel kann funktionieren – ist aber umständlich.

2. «Was ist der Unterschied zwischen Überzeit und Überstunden – und warum ist das wichtig?»

Zugegeben: Das ist eine der häufigsten Verwirrungen in der Praxis!

Was sind Überstunden?

Überstunden sind Arbeitsstunden, die die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit
übersteigen (auch bei Teilzeitmitarbeitenden).

• Kompensation 1:1
• 25% Lohnzuschlag, dieser kann wegbedingt werden (Reglement, GAV etc.)

Praxishinweis: Oft wird bei Teilzeitmitarbeitenden vereinbart, dass nur Arbeitszeit über dem 100%-Vertragssoll mit Zuschlägen vergütet wird.

Was ist Überzeit?

Überzeitstunden sind Zeiten, die über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit von 45 bzw. 50 Arbeitsstunden pro Woche liegen.

• 25% Lohnzuschlag (kann nicht wegbedingt werden). Bei u.a. kaufmännischen Angestellten, Verkaufspersonal im Detailhandel (Grossbetriebe) greift der Zuschlag erst ab 60 Überzeitstunden pro Jahr
• Kompensation 1:1, mit Einverständnis der/s Mitarbeitenden innerhalb 14
  Wochen
• Bei 45h Höchstarbeitszeit pro Jahr maximal 170 Überzeitstunden
• Bei 50h Höchstarbeitszeit pro Jahr maximal 140 Überzeitstunden

Achtung: Viele Unternehmen vergessen die Obergrenzen bei Überzeit oder die Einschränkungen besonders schutzbedürftiger Personen (Jugendliche, Schwangere und Stillende).

3. «Dürfen wir die Stempelzeiten unserer Mitarbeitenden korrigieren?»

Gedankenspiel: Stellt euch vor, euer Zeitkonto ist euer Bankkonto. Da hättet ihr auch Mühe, wenn die Bankmitarbeitenden etwas manuell nachtragen, ohne dass wir es wissen. Zurück zur Frage: Ja, aber nur unter strengen Bedingungen.

• Dokumentation der Korrektur,
• Nachvollziehbare Begründung (z. B. vergessenes Ausstempeln),
• Transparenz: Mitarbeitende müssen informiert werden – noch besser: Mitarbeitende müssen den Auftrag für die Korrektur selbst geben.

Ich sehe oft, dass Korrekturen ohne Begründung vorgenommen werden, was zu Vertrauensverlust und Compliance-Risiken führt.

Mein Praxistipp: Vier-Augen-Prinzip – Korrekturen durch Mitarbeitende selbst über einen digitalen Workflow und nur mit Bestätigung durch Vorgesetzte.

4. «Ist es rechtlich in Ordnung, die gesetzliche Mindestpause abzuziehen?»

Zur Erinnerung, folgende Pausenvorgaben sind zwingend (man darf längere aber nicht kürzere Pausen machen):

• eine Viertelstunde bei mehr als fünfeinhalb Stunden Arbeit;
• eine halbe Stunde bei mehr als sieben Stunden Arbeit;
• mindestens eine Stunde bei mehr als neun Stunden Arbeit.

Pausen von mehr als 30 Minuten dürfen aufgeteilt werden. Die 30 Minuten Pause hat in der Mitte des Arbeitseinsatzes zu liegen.

Meine Antwort als Expertin zum Mindestpausenabzug: Nein, es ist nicht korrekt, gearbeitete Zeiten als unbezahlt zu markieren.

Aber: Wichtig ist anzuerkennen, dass das Problem nicht am Abzug liegt sondern daran, dass Mitarbeitende ihre Pausen nicht einzuhalten. In meinem Alltag erlebe ich oft, dass die Unternehmen sehr wohl die Pausen gewähren würden – die Mitarbeitenden diese aber entweder nicht beziehen, sich nicht darum bemühen oder sie nicht ausstempeln (Stichwort Kaffeepause im Büro). Da lohnt sich sehr wohl, als erzieherische Massnahme eine Mindestpausen-Penalty einzuführen.

Diese sollte „einschleifend“ aufgebaut sein:

Hinweis: Ein System mit Mindestpausenabzug sollte Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, die Pause zu korrigieren oder korrigieren zu lassen, falls sie nachweislich durchgearbeitet wurde.

5. «Wie gehen wir mit Schichtplänen um, wenn ein Mitarbeitender krank wird?»

1. Krankheit sofort im System erfassen (zum Beispiel via App).
2. Plan anpassen – aber
   • Lohnfortzahlung basiert auf der vereinbarten Einsatzzeit, d. h. der geplanten Zeit (Art. 324a OR). Das heisst, der Plan darf nicht endgültig gelöscht werden.
   • Umplanung der Kolleg:innen: Ruhezeiten und Ersatzruhetage müssen bei der Neuplanung auch beachtet werden.

Praxistipp: Es empfiehlt sich, eine für alle gültige Regelung zu erstellen, zum Beispiel „Lohnfortzahlung nach Einsatzplan für die ersten 7 Tage“.

6. «Was ist ein Ersatzruhetag – und wann muss er gewährt werden?»

Meine Erklärung: Ein Ersatzruhetag ist ein freier Tag, der Sonn- oder gesetzliche Feiertagsarbeit ausgleicht (Art. 20 ArG). Der Anspruch auf einen Ersatzruhetag entsteht, wenn Mitarbeitende (mit unregelmässiger Sonntagsarbeit) mehr als 5h an einem Sonn- oder gesetzlichen Feiertag arbeiten.

• Wichtig:
  • Muss innerhalb von 14 Tagen gewährt werden.
  • Bezahlung: Wie ein normaler Arbeitstag (keine Abgeltung in Geld)
  • Nicht zu verwechseln mit Ruhetagen (11h täglich) oder Ferientagen.

Stolperstein: Viele Unternehmen deklarieren die Ersatzruhetage nicht speziell. Das ist nicht schlimm – wichtig ist, dass der Ersatzruhetag gewährt wird.

Umsetzungstipp: Damit auch Mehr/oder Minderarbeit korrekt bewertet wird, gilt zu beachten:

• Entweder hat der Einsatztag am Sonn-/gesetzlichen Feiertag eine Sollarbeitszeit, und der Ersatzruhetag hat dann keine
• Oder der Einsatztag am Sonn-/gesetzlichen Feiertag hat keine Sollarbeitszeit, dafür hat der Ersatzruhetag eine.

Kompliziert? Automatisieren, Dokumentieren, Visualisieren! Gerne helfe ich dabei.

7. «Wie gewähren wir Nachtzuschläge korrekt?»

Expertentipp: Es kommt auf die Anzahl der Einsätze an, ob es unregelmässig oder regelmässig ist.

Unregelmässig: weniger als 25 Nächte: 25% Geldzuschlag

Regelmässig: 25 und mehr Nächte: 10% Zeitzuschlag

Erreichen Mitarbeitende wider Erwarten während des Jahres die 25 Nächte, so muss ab dem Zeitpunkt der Zeit- statt der Geldzuschlag gewährt werden. Der bereits gewährte Geldzuschlag wird nicht in einen Zeitzuschlag umgewandelt (Rückrechnung sind nicht notwendig).

Mein Tipp: Es lohnt sich, diese Berechnungen im Zeitwirtschaftssystem zu automatisieren, das spart Energie und Fehler. Eine jährliche Kontrolle der erreichten Nächte ist ein Muss.

Fazit: Zeitwirtschaft ist komplex und relevant

Zeitwirtschaft ist für viele ein notwendiges Übel – und mit den richtigen Prozessen und Tools wird sie zum Wettbewerbsvorteil. Als HR-Expertin beobachte ich immer wieder:

• Unternehmen, die Zeitwirtschaft als nebensächlich erachten, verlieren Zeit und Geld
• Unternehmen, die Einsatzplanung nicht optimieren, verpassen eine Chance für Effizienz und zufriedenere Mitarbeitende

Der Rat lautet: Mit einer Bestandsaufnahme (hier zur Checkliste) beginnen und auf Transparenz sowie Automatisierung setzen. Für Unterstützung bei der Umsetzung stehe ich gerne zur Verfügung – von der Einsatzplanung bis zur Zeiterfassung (zum Beispiel mit dem Check Up Zeit und Planung).