HR & Time

Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit Excel? Warum das besser nicht gemacht werden sollte.

„Sch°#@°#! Fabienne, hilf mir!“ ruft meine Freundin Sarah an. „Ich habe in meinem Zeiterfassungs-Excel vor zwei Monaten meine Kranktage aus Versehen als Ferien erfasst, und da war ein Feiertag im andern Kanton gleichzeitig und ich habe einige Stunden gearbeitet, und …. Und jetzt ist mein Ferienguthaben zu klein! Es stimmt einfach überhaupt nichts mehr!“

Hä? Wie kann das passieren?

Ganz ehrlich – diese Realität kennen einige von uns „von früher“ und ein paar andere unter uns leben noch heute damit:

DIE EXCEL-ZEITWIRTSCHAFT ODER

DIE EXCEL-ZEITERFASSUNG

Ein Lobgesang auf Excel (auch in der Zeiterfassung und Einsatzplanung)

Excel ist ein sehr vielseitiges Tool – und einige Unternehmen nutzen es (immer noch) für die  Zeitwirtschaft (und zwar kommt das häufiger vor, als man denkt). Es gibt zahlreiche Excelvorlagen. Einige Excel-Wizards bauen auch eine eigene Version und rüsten die sogar mit allem Möglichen Features wie mit Makros auf (Hut ab!).

Excel ermöglicht eine flexible Erstellung und Anpassung von Zeitplänen und Arbeitszeitvorgaben. Vorlagen können individualisiert werden, um ganz spezifische Bedürfnisse abzudecken. Auf den ersten Blick scheint Excel eine gute, kosteneffiziente Lösung zu sein.

Jetzt stehe ich vor dem Feriensaldo meiner Freundin und versuche die Logik des (natürlich passwortgeschützten) Excels zu verstehen. Sozusagen über Formeln die Gedanken des anderen Excel-Wizards zu lesen und mich einzufuchsen. Ein Graus. Ich will dann auch gar nicht wissen, wie die Zeitdaten in die Lohnbuchhaltung kommen für die Rückstellungen…

Triftige Gründe gegen Excel in der Zeitwirtschaft

Damit diese Situationen nicht häufiger als nötig vorkommen, hier einige wirklich gute Gründe, warum die Zeitwirtschaft nicht in Excel gemacht werden sollte:

• Flexibilität bringt auch Komplexität und Fehleranfälligkeit mit sich. Manuelle Eingaben der Arbeitszeit oder Absenzen führen häufig zu Unstimmigkeiten und erhöhen den Aufwand für Korrekturen.

• In einem Unternehmen mit 5 Mitarbeitenden kann das gutgehen. Aber bei 20 oder sogar noch mehr? Auf solche Zahlen ist ein Zeitwirtschafts-Excel nicht mehr skalierbar: Wenn man 20 Kolleg:innen dazu bringen möchte, ein Excel korrekt auszufüllen und rechtzeitig abzuliefern, wird der Aufwand schnell sehr, sehr gross und die Motivation der User ist – gelinde gesagt – überschaubar.

• Hat man nun die korrekt ausgefüllten Excels, müssen die Daten in die Lohnbuchhaltung. Das sind oft wieder weitere Übungen in Excel, bis alles eingelesen werden kann (oder man schreibt es manuell ab). Das Zeiten zur Auszahlung (Stundenlöhne, Zuschläge etc.) und Daten für die Rückstellungen (Zeitsalden, Feriensalden usw.)

• Die Excels für die Zeiterfassung sind in den meisten Fällen bei den Usern. Eine vorgesetzte Person hat also nicht immer Zugriff auf die aktuellen Daten. Werden sie geteilt oder verschickt, ist schnell unklar, welche Version gilt. Das führt zu einem Mangel an Transparenz. Übrigens – gleiches Problem, aber anders: Einsatzpläne auf Excel müssen bei jeder Änderung sorgfältig versioniert und dann wieder an alle kommuniziert und verschickt werden.

• Weil nicht wirklich klar ist, was der aktuelle Stand ist, muss bei jedem Ferien- oder Kompensationsantrag Arbeitszeit für die Abstimmung einberechnet werden – nennen wir das „zeitlichen Reibungsverlust“.

• Excel ist nur so zuverlässig wie der User bzw. der Ersteller des Super-Excels. Somit ist Excel behaftet mit menschlicher Unsicherheit. Das Excel oder eine Formel darin kann kaputt gehen. Es kann Datenquellen falsch ansteuern. Es kann verloren gehen. Der Super-Excel-Crack könnte aus dem Unternehmen austreten und somit ginge das ganze Know-how, wie das Ding funktioniert, verloren.

• Es bedarf sehr hoher Excel-Kunst, die Einsatzpläne in der einen Excel-Datei mit der Zeitwirtschaft in der anderen Excel-Datei zu verknüpfen. Oft wird deshalb doppelt erfasst in zwei Excels, einmal die Erfassung der Arbeitszeit, einmal die Absenzen für die Einsatzplanung.

• Sind die beiden Dateine verknüpft, ist es datenschutztechnisch heikel, wenn auf dem Einsatzplan für alle anderen die Absenz „Krank“ sichtbar ist – ich lass‘ das jetzt mal so stehen.

Tja – man fragt sich dann ja: Warum stellen nicht einfach alle von Excel um auf ein Tool, dass effizient, transparent, skalierbar und immer aktuell ist?

Implementieren eines Zeitwirtschafts-Tools: Die Hemmungen

Ganz einfach: Oft hat man zu wenig personelle und / oder finanzielle Ressourcen, man scheut den Aufwand oder hat vielleicht auch ein bisschen Angst. Was, wenn nachher gar nichts mehr stimmt? Die Löhne falsch rausgehen und die Rechnungen an die Kunden? Die Nutzer:innen nicht verstehen, was sie tun sollen? Und zudem kommt auch oft die Altbekannte: Aber, wir haben das schon immer so gemacht und es funktioniert doch?

Ich kann euch versichern, diese Fragen stellen sich alle vor einem Zeitwirtschaftsprojekt. Ja, es ist herausfordernd, ja, es ist aufwendig und ja, Training und Change-Begleitung ist ganz, ganz wichtig.

Das erfolgreiche Zeitwirtschafts-Projekt: Es ist machbar!

Die letzten Zeitwirtschaftsprojekte durfte ich in mehreren Monaten umsetzen, mit Projektteams aus verschiedenen Abteilungen, mit viel konzentrierter Zeit beim Parametrieren und Testen und mit x-Stunden an Trainings, Kursen, Anleitungen und Schulungsvideos in 3 verschiedenen Sprachen.

Die Einführung eines professionellen Zeiterfassungssystems ist langfristig effizienter als Excel. Einerseits, weil die Mitarbeitenden weniger Arbeitszeit und Nerven für die Zeiterfassung benötigen, die Vorgesetzten und die Kolleg:innen im HR weniger Kontrollaufwand haben und – last but not least – die Excels nicht für jede:n (neuen) Mitarbeitende:n monatlich oder jährlich erstellt werden müssen.

Zudem geben Transparenz, Skalierbarkeit, Real-Time-Daten und Datenqualität uns, den Mitarbeitenden, den Vorgesetzten, HR und Finance Sicherheit in der Zeitwirtschaft. Als erfahrene HR-Beraterin und Projektleiterin bin ich überzeugt, dass die Implementierung eines Systems, das den individuellen Anforderungen eines Unternehmens gerecht wird, immer besser ist als Excel.

Danke, liebe Freundin Sarah für die Inspiration zu diesem Blog-Artikel. Es wäre auch bei euch an der Zeit … 😊

Und wer es nicht lassen kann: Diese Vorlage finde ich nicht schlecht: SVA.