Kann künstliche Intelligenz (KI) bei der Personaleinsatzplanung helfen?

«Und die Einsatzplanung macht dann die KI! Wir machen keine Einsatzplanungen mehr, und werden so viel Zeit sparen!» So höre ich es vom Tisch nebenan. Natürlich spitze ich sofort meine Ohren – ist ja spannend! Kann die künstliche Intelligenz die Personaleinsatzplanung revolutionieren?

So unauffällig wie möglich neige ich mich leicht zum Nebentisch in der Kantine. Zwei Kolleginnen tauschen sich aus und Manuela sagt begeistert: «Dann plant alles KI – wir haben keinen Aufwand mehr und all dieses Gebastel und Gemurkse und Hin und Her ist ersatzlos gestrichen! Endlich mehr Zeit für unsere echte Arbeit». Das bringt mich zum Nachdenken. Ist es wirklich so einfach? Ist der Planungs-Aufwand tatsächlich gleich null, wenn die Künstliche Intelligenz einmal das Steuer übernimmt?

Einsatzplanung und KI

Es klingt fast zu schön, um wahr zu sein: Eine Software, die genau weiss, wann welche Person wo gebraucht wird, Schichten automatisch verteilt und dabei noch auf individuelle Qualifikationen, Arbeitszeitpräferenzen und rechtliche Rahmenbedingungen achtet. Aber ist die Realität wirklich schon so weit?

Jein – hier die Voraussetzungen dafür, dass KI die Einsatzplanung erfolgreich übernehmen kann:

Die Basis der Einsatzplanung mit KI: Daten, Daten und noch mehr Daten

Manuela hat nicht ganz Unrecht: Eine KI kann tatsächlich enorme Vorteile bieten – aber nur, wenn die Basis stimmt. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in den Daten. Eine KI ist nur so gut wie die Informationen, die ihr zur Verfügung stehen (früher sagte man «Shit In – Shit Out», der Satz stimmt immer noch). Um eine optimale, automatisierte Einsatzplanung zu ermöglichen, müssen zuerst präzise und vollständige Daten erfasst werden.

Das bedeutet, ein Mensch erfasst systematisch und fortlaufend:

  • Personalstamm in der Zeitwirtschaft: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss mit planungsrelevanten Informationen wie Qualifikationen, Alter, Mitarbeitergruppen und Lohnkosten im System erfasst sein.
  • Verfügbarkeit: Freitage bei Teilzeitpensen, Arbeitszeitwünsche oder andere Einschränkungen müssen aktuell und genau dokumentiert sein, um Fehldispositionen zu vermeiden. Und jetzt ein spannendes Feature: Wir können allen Mitarbeitenden Mitsprache geben, in dem sie ihre persönlichen Wünsche anbringen können (bzw. ihre Vorlieben oder Präferenzen idealerweise gleich selbst hinterlegen im System).
  • Bedarfsprognosen: Ohne die geht gar nichts – Wie viele Mitarbeitende werden wann und wo benötigt? Hier sind historische Daten und Prognosen entscheidend, um den Bedarf an Arbeitskräften korrekt zu kalkulieren. Je nach Branche und Unternehmen ist die Prognose an unterschiedliche Trigger gebunden, wie zum Beispiel historische Umsätze, das Wetter, die Werktage, die Jahreszeit und viele mehr.

Die Regeln der Einsatzplanung und Zeitwirtschaft

Eine weitere Herausforderung ist die Komplexität der Schichtplanung und Zeitwirtschaft. Eine KI kann nicht «einfach mal» zuordnen. Strenge arbeitsrechtliche Vorgaben müssen berücksichtigt werden:

  • Gesetzliche Vorschriften: Dazu gehören in der Zeitwirtschaft und somit auch in der Einsatzplanung zum Beispiel Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen, Ruhetage und -zeiten. Diese müssen zwingend eingehalten werden. Das Tüpfelchen auf dem «i» ist dann, wenn sogar Lichtpausen oder Stillpausen berücksichtigt werden.
  • Unternehmensspezifische Regelungen: Hier zähle ich Gesamtarbeitsverträge, Personalreglemente und interne Regelungen dazu. Nicht nur die gesetzlichen Vorschriften müssen eingehalten werden, sondern es gilt die individuellen Vereinbarungen ebenfalls abzubilden. Aus Erfahrung: Keine Population zu klein, um ihr eigenes Süppchen zu kochen. Damit die KI eine Übersicht hat, müssen wir diese zuerst schaffen. Tipp: Wo immer möglich vor der Parametrierung zeitwirtschaftliche Regelungen vereinheitlichen!
  • Planungsregeln: Erwünscht ist natürlich, dass die Planung so erstellt wird, dass die Zeitsalden möglichst ausgeglichen sind. Ein Tool soll Mitarbeitenden mit Minusstunden erlauben, diese aufzuarbeiten und Personen mit Überstunden diese abzubauen.

Long Story short: Damit die KI all diese Faktoren korrekt berücksichtigt, muss sie mit den entsprechenden Informationen und Regeln gefüttert werden. Ohne diese Basis kann sie keine verlässlichen Entscheidungen treffen.

Heisst im Klartext: Ohne diese Datenpflege lohnt es sich nicht einmal anzufangen.

Wenn das alles initial steht, müssen die bestehenden Daten aktualisiert, neue Daten erfasst und laufend Parameter an neue Bedingungen angepasst werden.

Die Realität: Dynamik in der Einsatzplanung

In der Theorie ist alles klar – hat man die KI gefüttert, klappt es. Das sieht in der Praxis oft anders aus. Spontane zusätzliche Aufträge, unerwartete Absenzen wie Krankheiten, doch schlechtes statt gutes Wetter… und schon ist die Planung dahin. Entsprechend muss jede Einsatzplanung, ob KI-gestützt oder nicht, flexibel auf kurzfristige Änderungen reagieren können. 

Jetzt können wir von der ganzen Arbeit von vorher profitieren. Das ist die echte Stärke von KI – sie kann innerhalb weniger Sekunden alternative Schichtpläne erstellen oder auf geänderte Bedingungen reagieren, indem sie Mitarbeitende neu zuteilt. Tadaaa!!! Der neue Einsatzplan ist fertig in 3, 2, 1…!

Wunderbar 😊

Weiter geht’s: Weil Menschen nicht pausenlos auf ihren Einsatzplan schauen, müssen sie informiert werden, wenn sich was ändert. Wie das so wirkt, wenn einem am freien Tag das Handy sagt: «Biiip – neue Planung: in 3 Stunden Schicht B2 auf Maschine xy» lass ich so im Raum stehen. Ich denke es ist besser, in diesem Fall ruft ein Mensch an, und fragt den anderen Menschen freundlich «Ob man es sich einrichten könnte, in 3 Stunden, weil ein Notfall und bitte, bitte?»

Die Planung passt die KI zuverlässig und superschnell an. Die Änderungen den betroffenen Personen mitzuteilen, sollte in der Hand der Menschen bleiben. Warum? Weil nur ein Mensch weiss, wenn sich zwei in der gleichen Schicht nicht vertragen würden, oder weil jemand nicht kann weil er/sie ein krankes Kind zu Hause hat etc.

Resümee: Vorteile durch das Zusammenspiel von Mensch und Maschine

Auch wenn Manuela in der Kantine sagte, dass „die KI alles plant“, ist es in Wirklichkeit ein Zusammenspiel von Mensch und Maschine.

Ein Mensch füttert die Daten erstmalig, testet alle Einstellungen und macht die Feinjustierung. Erst dann können Pläne in sehr kurzer Zeit erstellt werden. KI kann also Unternehmen dabei unterstützen, die Personaleinsatzplanung zu optimieren und den Planungsaufwand drastisch zu reduzieren.

Dank der technischen Unterstützung können Präferenzen und Wünsche individuell, einmalig oder regelmässig und in grösserer Zahl berücksichtigt werden. Weil Mitarbeitende befähigt sind, diese selbst zu steuern, ist ihr Einsatzplan auf sie persönlich abgestimmt. Und wir wissen alle: Nur so ermöglicht die Einsatzplanung ein ausgeglichenes Arbeits- und Privatleben.

Erwünscht ist natürlich, dass die durch das System optimierte Einsatzplanung Möglichkeiten nutzt, die eine klassische Planung nicht berücksichtigt hätte. So können erheblich Kosten gespart werden.

Die besten Ergebnisse erzielt man, wenn die Stärken beider Seiten genutzt werden. Die KI kann riesige Datenmengen in kurzer Zeit analysieren und komplexe Schichtpläne erstellen. Nur ein Mensch bringt jedoch die nötige Empathie und Erfahrung mit, um die Pläne zu überprüfen, freizugeben und Abweichungen zu kommunizieren. Ausserdem muss die Verantwortung beim Menschen bleiben, denn nur ein Mensch kann haftbar sein für die korrekte Parametrierung der Regelungen.

Das Fazit:

Manuela und ihre Kollegin können sich also freuen: Der Einsatz von KI in der Personaleinsatzplanung macht vieles einfacher und wird sich noch weiterentwickeln.

Der Aufwand ist aber nicht weg – sondern es braucht immer noch menschliche Kontrolle, Fein-Tuning und Kommunikation für einen optimalen Personaleinsatzplan der in der Realität umsetzbar und ausgeglichen ist.

Als Profi für Zeitwirtschaft und Einsatzplanung freue ich mich auf spannende Zeiten 😊

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